Digitale Transformation

Die Digitalisierung von Bauakten umfasst das Scannen und die strukturierte Archivierung aller analogen Unterlagen, die für die Verwaltung von Bestandsbauten anfallen. Ziel ist es, diese Dokumente digital verfügbar zu machen, um die Dokumentensicherheit zu erhöhen und den Zugriff zu erleichtern.

Die Digitalisierung bietet Wohnungsunternehmen und Genossenschaften signifikante Mehrwerte:
• Platzersparnis: Die Reduzierung physischer Archive führt zu einer effizienteren Raumnutzung.
• Schneller Zugriff: Dokumente sind zentral verfügbar und durchsuchbar, was die tägliche Arbeit beschleunigt.
• Sicherheit: Digitale Akten bieten Schutz vor Verlust, Beschädigung (z. B. durch Brand oder Wasser) und unbefugtem Zugriff.
• Optimierte Workflows: Die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen und externen Partnern (z. B. Handwerkern) wird durch den gemeinsamen Datenzugriff verbessert

Professionelle Scandienstleister erfassen die Unterlagen in allen gängigen Formaten. Die Daten werden anschließend gesichtet, strukturiert, mit Metadaten angereichert und rechtssicher digital und zentral verfügbar gemacht.

Planyverse sichert die DSGVO-konforme Verarbeitung durch verschlüsselte Datenübertragung und Speicherung auf sicheren Servern (in Deutschland). Außerdem garantiert unser rollenbasiertes Rechtesystem für alle Dokumente eine kosequente Einhaltung von Zugriffsberechtigungen.

Eine digitale Bauakte ist die strukturierte Sammlung der Dokumente, während ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) oder eine gemeinsame Datenumgebung (CDE) die Software-Plattform ist, die diese Daten verwaltet. Ein modernes DMS wie die Planyverse-Plattform ermöglicht es, Dokumente wie Bauakten schnell, einfach und rechtssicher zu organisieren.

Digitale Akten bilden die verlässliche Planungsgrundlage für Modernisierungen. In Kombination mit Technologien wie BIM (Building Information Modeling) können Zeit- und Kostenpläne präziser erstellt und Ressourcen effizienter eingesetzt werden. Zudem können KI-gestützte Analysen auf Basis digitaler Daten den Zustand von Gebäuden bewerten und Wartungsbedarfe vorhersagen.

Ja. Neben der Einsparung von Lagerkosten für Papierarchive sinken die Verwaltungskosten durch effizientere Abläufe. Zudem schaffen digitale Pläne Rechtssicherheit bei der Betriebskostenabrechnung, da exakte Wohnflächenberechnungen teure Fehler bei der Umlage vermeiden. Außerdem erleichtern digitalisierte Bauakten die Behandlung rechtlicher, wirtschaftlicher, steuerlicher und finanzieller Risiken.

Es empfiehlt sich ein Schritt-für-Schritt-Vorgehen, bei dem zunächst Kernprozesse digitalisiert werden, bevor das gesamte Unternehmen transformiert wird.
TODO: Beschreiben, was PV hier leistet, in welchem Zeitraum und ggf. auch Zuarbeiten von Fremddienstleistern

• Unsere langjähre Erfahrung und unsere klar strukturierten Prozesse führen sie durch den Digitalisierungsprozess und hilft Ihnen, teure Fehler zu vermeiden.
• Das kompetente Personal von Planyverse erklärt Ihnen gern alle notwendigen Schritte im Detail und hilft kontinuierlich bei aufkommenden Problemen und Fragen.
• Unsere Spezialisten arbeiten Ihre digitaliserten Dokumente strukturiert für Sie in die digitalen Bauakten ein und reichern sie mit allen notwendigen Metadaten an. Unser Fachwissen spart Ihnen die Schulung Ihrer Mitarbeiter zu „Digitalisierern“.
• Auch nach dem Prozess der Digitalisierung stehen unsere Experten ihnen persönlich jederzeit telefonisch oder elektronisch bei Fragen und Problemen bei der effizienten Nutzung ihrer digitalien Bauakten zur Verfügung, wenn sie diese über unsere Plattform nutzen.
• Das innovative Bedienkonzept der Planyverse-Plattform macht das Arbeiten mit digitalen Akten kinderleicht. Ihre Mitarbeiter können die Plattform schon nach kurzer Zeit effizient nutzen. Überzeugen Sie sich selbst! Wir zeigen es Ihnen gern bei einem Präsentationstermin!